El llamado home office se basa en la flexibilidad de las empresas a la hora de establecer horarios y determinar los espacios de trabajo. Dicho planteamiento ofrece múltiples ventajas a los empleados y cada vez queda más demostrado que favorece el aumento de su productividad.
Las nuevas tecnologías permiten estar lejos, pero, a la vez, muy cerca
La posibilidad de trabajar en casa o en cualquier lugar distinto al escritorio de una oficina es una tendencia creciente que aporta beneficios de sustentabilidad tanto para las empresas como para los profesionales. Las nuevas tecnologías permiten estar lejos, pero, a la vez, muy cerca a través de espacios de virtuales de encuentro, almacenes de información, archivos y contenidos en la nube, así como disponer de conexiones permanentes que permiten conversaciones instantáneas o la realización de videoconferencias desde cualquier emplazamiento del planeta.
Este intercambio fluido de ideas y comunicaciones de todo tipo a través de las redes permite reservar el trabajo presencial para reuniones y tareas que requieran más calidad y las ventajas del contacto humano. Para las organizaciones, el home office se traduce en menos problemas entre empleados, mayor productividad, la eliminación del absentismo laboral, la reducción de costes de producción y el ahorro en el mantenimiento de infraestructuras innecesarias.
Paralelamente, por parte de los trabajadores, se incrementa la autonomía. Las personas pueden encauzar los flujos de trabajo según el horario que les apetezca o les permita conciliar la vida laboral con el cuidado de la familia, evitando, a la vez, gastos en canguros y cuidadores, comidas fuera de casa y costes de desplazamiento en transporte público o vehículo privado. Generalmente, todas estas ventajas repercuten en un aumento de la satisfacción de los empleados y, a largo plazo, en el incremento de su productividad.
Así pues, cada vez es más evidente que se trata de una modalidad de trabajo altamente eficiente, en especial en las áreas de ventas, marketing, desarrollo de software o gestión del big data. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de esta dinámica laboral es necesario optimizar los flujos de trabajo y la comunicación, crear pautas de procedimiento y control, así como disponer de la tecnología necesaria.
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Presentamos un decálogo de los aspectos más relevantes a tener en cuenta.
1.- Aumentar la responsabilidad individual
La libertad de actuación implica, necesariamente, organización y gestión del tiempo, así como la difícil tarea de separar la vida personal de la profesional. Con la modalidad home office, los trabajadores tienen unas metas concretas y claras, además de un reporte constante acerca de las expectativas y plazos de entrega. Trabajar desde casa exige autodisciplina y una rutina de trabajo estipulada, estructurada y persistente, lo que termina significando un rendimiento superior.
2.- Facilitar la valoración del trabajo
Ejecutar las tareas asignadas y cubrir ciertas responsabilidades a distancia facilita enormemente la evaluación del trabajo. Focalizar la actividad basándose en los resultados ayuda a tener una visión más objetiva del proceso. Se valora exclusivamente la calidad del trabajo y los resultados conseguidos, más allá de la presencia en el lugar de trabajo y las rutinas productivas.
3.- Evitar perder tiempo en la carretera
Otro beneficio fundamental del home office es no tener la necesidad de desplazarse y poder evitar el tráfico y el gasto en gasolina. Los ciudadanos españoles perdieron de media 18 horas en atascos de tráfico en 2015, una hora más que en 2014. En grandes ciudades como Barcelona, los habitantes perdieron una media de 28 horas en congestiones de tráfico durante 2015. Les siguen los madrileños que desaprovecharon 21 horas en atascos. Perder el tiempo, en la actualidad, significa perder dinero.
El 1% del PIB europeo se malgasta en atascos, es decir, aproximadamente unos 300 millones de euros. En los accesos a Barcelona y Madrid, el coste medio anual por usuario, solo por la pérdida de tiempo, es de 460 y 538 € al año, respectivamente, y para los usuarios de hora punta se alcanzan los 1.351 € anuales.
4. Incrementar la calidad de vida
Evitar el estrés del tránsito diario de camino al trabajo significa más calidad de vida para los empleados y colaboradores de las empresas, hecho que acaba propiciando mayor productividad. Uno de los principales inconvenientes para muchos asalariados es el tradicional horario de oficina, que puede impedir llevar a cabo tareas esenciales como ir al banco o acudir al médico.
Además, las jornadas partidas de mañana y tarde acaban transformándose en periodos de doce o catorce horas fuera de casa. Diversas investigaciones sustentan la idea que este ritmo acaba repercutiendo en el rendimiento laboral. Un estudio de la Universidad de Stanford proyectó que los empleados que trabajan desde su casa son unos 13% más productivos comparados con aquellos que siguen acudiendo al puesto de trabajo.
En la misma línea, una investigación de la Universidad de Brown realizada a más de trece mil empleados de NASDAQ halló un incremento del desempeño del 12% entre los empleados de la modalidad de home office. Finalmente, cabe destacar que las generaciones más jóvenes exigen cada vez más flexibilidad de horarios, lo que se consigue perfectamente trabajando desde casa.
5. Ahorrar los costes de una oficina
Con el modelo del home office, las empresas consiguen reducir sus gastos de infraestructura y ahorran energía. Además, disminuyen enormemente los costes corrientes de suministros inherentes a la actividad en una oficina. En este sentido, un buen ejemplo es el caso de IBM que logró ahorrar alrededor de 100 millones de dólares anuales en tentempiés desde que empezó su programa de trabajo a distancia.
Sin embargo, y de cara al desarrollo óptimo de nuestra práctica profesional, resulta determinante escoger un buen espacio físico en casa para trabajar. Se recomienda evitar los lugares comunes (salón, comedor, sala con televisión…) donde haya posibles distracciones y optar por un sitio específico donde sea más fácil concentrarse.
6. Contratar a los mejores
En un tiempo de cambios constantes, en plena formación de la cuarta revolución industrial y en un mundo globalizado, la idea de trabajar a distancia tiene más fuerza e importancia que nunca. Las empresas pueden contratar a los mejores sin que importe donde estén. No tener la obligación de ir a la oficina conlleva el beneficio de poder trabajar con profesionales de cualquier punto del mundo. Este aspecto amplía enormemente las posibilidades de seleccionar los perfiles más idóneos sin importar donde residen.
7. Aprovechar al máximo la tecnología
Trabajar desde casa implica estar familiarizado al máximo con las últimas tecnologías. El manejo tecnológico se ha convertido en indispensable para cualquier empleo. Un informe elaborado por WorkMeter sostiene que más del 75% del tiempo de trabajo se dedica al uso de herramientas tecnológicas que han supuesto un gran avance la gestión de las empresas y sus flujos productivos.
Los teléfonos inteligentes y el uso generalizado de internet significan que, probablemente, el próximo escenario sea la desaparición de la oficina como concepto físico. Las oficinas del futuro serán móviles y, por este motivo, es necesario comprender las dinámicas de las videoconferencias, acostumbrar-se a trabajar en espacios virtuales y archivos compartidos y entender la cultura del correo electrónico para no perder el contacto permanente entre los diferentes equipos de trabajo. Herramientas como Basecamp, Asana, Redbooth o Producteev facilitan mucho la administración grupal y colectiva a distancia.
8. Flexibilizar el horario y adecuarlo a nuestro ritmo
La flexibilización de la jornada laboral para adecuarla al ritmo de vida particular favorece la concentración y la perspectiva. Poder trabajar en un ambiente agradable y tranquilo facilita la realización de las tareas, lejos de las distracciones, los ambientes desmotivadores y las preocupaciones de la oficina.
Esta dinámica reduce el estrés y mejora la calidad de vida. Cada empleado tiene su propio ritmo circadiano y un mayor rendimiento en diferentes momentos del día. Con el home office, los trabajadores tienen total flexibilidad para completar las tareas en horas alternativas, compatibles con su propio ritmo biológico y sus rutinas.
9. Agrandar la lealtad de los empleados
A pesar de todos los beneficios, el home office aún no es un modelo generalizado. El hecho de tenerlo como un valor propio conlleva, ahora mismo, que los trabajadores se sientan comprometidos con la cultura corporativa de la organización. Empleados que sudan la camiseta de la empresa, altavoces de la marca y un público estratégico clave que, además, disminuye la posibilidad de que los empleados renuncien. Poder trabajar desde casa es un lujo novedoso que conduce a la felicidad de los trabajadores y propicia que quieran permanecer en la empresa y desarrollar allí su carrera profesional.
10.- Reducir bajas y absentismo
El último gran beneficio del trabajo desde casa es la reducción del absentismo laboral ya que se disminuye el nivel de estrés, se incrementa el grado de satisfacción de los empleados y se refuerza su compromiso con la organización. Por otra parte, la flexibilidad horaria permite a los empleados cargar las pilas y pasar más tiempo con sus familias, por lo que disminuye su necesidad de pedir bajas o anhelar las vacaciones.